Styrelsemöte 2008-06-05

Protokoll SeniorNet Botkyrka (SNB)

 Lokal:           Kansliet Subtopia

  

Ordförande

Lars Hallgren (LH)

Närvarande

Vice ordf

Bengt Gulin (BG)

Närvarande

Kassör

Rolf Strand (RS)

Närvarande

Sekreterare

Kurt Lundström (KL)

Närvarande

Ledamot

Lars Erik Sjölund (LES)

Närvarande

Suppleant

Olle Bengtsson (OB)

Närvarande

Adjungerad

Eva Nylund (EN)

Närvarande

Adjungerad

Rune Tungström (RT)

Närvarande

Suppleant

Bengt Söderström (BS)

Närvarande

Cirkelledare

Anita Toropainen (AT)

Närvarande

 

 

 

 

 

 

1.       Ordförande LH öppnade mötet.

 2.       Dagordningen godkändes

         3.        KL valdes till protokollförare

         4.       Protokoll från styrelsemötet 2008-05-09 lades med godkännande till handlingarna.

 5.       Skrivelser och rapporter

        a)     Bidragsansökan lämnades in till Kultur- och fritidsnämnden den 9 maj 2008. 

b)     Samarbetsprojektet med Botkyrka Vård- och omsorgsförvaltning (VoF). BG och KL träffade den 3 juni de ansvariga från VoF, Päivi Pannula och Cecilia Erkstam, för utvärdering av träffarna 16, 23 och 30 maj i Kärsdala. 

Sammanfattning av mötet:

·        att SNB kan anta erbjudandet från Tullinge Bibliotek att från sept. hålla en ”klicka för kunskap” (”data- och IT kurs för äldre med datorskräck”).  

Se § 7 Kursverksamhet

·        att SNB schemalägger tillsammans med enhetschefer öppna hus på olika enheter inom kommunen (äldreboenden, medborgarkontor, anhörig-centraler) 

·        att SNB fick löfte att för PR- och IT frågor konsultera Henrik Lejervik (HL) informatör hos Vård- och omsorgsförvaltningen. Se § 8.

·        EN, OB, BG, LES och KL mötte Henrik Lejervik samma eftermiddag (den 3 juni) för ett par timmars samtal. Dessa resulterade i förslag som framgår av § 8 och som styrelsen rekommenderas godkänna.

·        Nytt besök den 12 maj 2008 från VOF - Cecilia Erkstam - för fortsatt samordning och uppföljning av projektet och de planerade aktiviteterna.

c)      Missionskyrkans kontaktman Sten Bigert har via e-post begärt att få fortsätta diskussionerna kring förutsättningarna för både nybörjar- och fortsättningskurser. LES fick uppdraget att diskutera med Sten Bigert på vilket sätt som ett samarbete bäst kan utformas.

Som underlag för kontakterna fick LES kopior av korrespondensen.

       6.       Ekonomi.

Vid förra styrelsemötet 2008-05-09 beslutades att vårda det förtroende som Botkyrka Kommun visar SNB genom:  

·        att högre krav skulle ställas på kassaredovisning och bokföring avseende kontoplan, verifikationslista och inventarieförteckning och att en detaljerad attestordning skulle upprättas

·        att BG, RS, BS och IÖ gavs i uppdrag att utarbeta förslag till nästa styrelsemöte.

·        att OB och GH gavs i uppdrag att vidareutveckla utkastet till inventarielistan samt fotografera produkterna.

 

Uppdraget den 9 maj har åtgärdats genom: 

a)     att kompletterande underlag för kassaredovisning och bokföring tagits fram när det gäller balans- och kassarapporter. BG presenterade upplägget. Beslutades att kassören RS i god tid före nästa styrelsemöte ordnar bankfack för förvaring av viktiga dokument: bokföring, verifikationslistor, inventarielistor, etc.   

b)     att inventarielista är under framtagning. Uppdraget rapporteras i § 8.

c)      att utkast till ”Inköps- & Attestinstruktioner (SNB)” har utarbetats Beslutades att utkastet remitteras till styrelsen, svar inom 1 vecka till BG.

d)     OB rapporterade att inventarielistan är i det närmaste klar och att inventarierna fotograferats på kansliet, i kurslokalen, hos KL, BG, LES, EN men kvar att fotografera är hos LH och RS för att göra listan komplett. 

Uppdraget den 9 maj planeras att ytterligare åtgärdas genom:

e)     att handlingsplan/projektplan föreslås anpassas/revideras när försöken med de bärbara datorerna ger SNB ett tydligt underlag för beslut om vad SNB skall/vill göra med resterande projektpengar. Den dialog som BG och KL för med kommunen baseras på denna förutsättning. Det är därför viktigt att alla i styrelsen har en samsyn om vad för verksamhet SNB skall bedriva för att gemensamt kunna diskutera och konstruktivt besluta hur medlen bäst kan användas.

Beslutades att avvakta med revidering av handlingsplan tills resultaten från försöken föreligger. 

        7.       Kursverksamheten

EN lämnade en översiktlig rapport över kursverksamheten som helhet.

Anita Toropainen (AT) beskrev två problem som skapar missnöje:

o       När cirkeldeltagare i Photoshop inte har samma program som handledaren.

o       Antalet 7 kurstillfällen är för få samt att de som gått nybörjarkurs vill ha förtur till en plats på fortsättningskurs utan att behöva vänta i kö.

Beslutades:

att AT får fullmakt att ha cirklar med 10 kurstillfällen i stället för sju,

att AT får välja det program som behöver inköpas som bäst motsvarar behovet.

att AT samordnar med EN och BG avseende program, tider, hur annonsering av kurserna sker samt kursavgifternas storlek.

att BG har fullmakt att i samråd med AT inköpa aktuellt program

att SNB antar erbjudandet från Tullinge Bibliotek att till hösten anordna cirklar och träffar ”Öppet Hus” i bibliotekets lokaler.

EN bekräftar detta till biblioteket.

       8.       Övriga frågor

a.      Kalendarium inför hösten:

o       Loftet har bokats till den 19 september 2008 för en liknande informationsträff som förra året. EN dubbelkollar för bekräftelse på bokningen.

o       Tumba Medborgarkontor inbjuder till Föreningsdag 2008-09-06

Svar ska lämnas senast den 20 juni. Medverkan, svar ja.

o       ABF och Socialdemokraterna planerar arrangera Botkyrkadagen till hösten och bjuder in till diskussion den 9 juni kl. 18.00 i Folkets Hus, Hallunda om förutsättningarna. EN, RT och LES går på mötet

o       Vård- och omsorgsförvaltningen ”Säkerhetsmässa” 2008-09-24

Medverkan, svar ja.

 

b.      Styrelsen den 9 maj beslutade att intensifiera SNB:s marknadsföring och uppdrog åt OB och GH att tillsammans med EN, BG och KL fokusera på en plan när det gäller annonsering, marknadsföring i kontakterna med kommunen, biblioteken, ABF, etc. samt formulera ett informativt program för SNB:s olika aktiviteter. I fokus även hur medlemmarna informeras direkt per mail och via hemsidan.

  OB rapporterade om vidtagna åtgärder:

·        Ang PR- och IT frågor vilket även inkluderar SNB:s hemsida har Henrik Lejervik (HL) som är informatör hos Vård- och omsorgsförvaltningen sammanfört SNB med Simon Larsson som är beredd beräkna tidsåtgång och ge ett kostnadsförslag så snart han får ett underlag/önskemål från SNB om vad som bör ingå. Han tar jobbet på fritid och kan enbart träffa SNB kvällstid för närmare samordning.

·        Utkast för utformning av information till medlemmarna med upprop om medverkan i SNB:s aktiviteter, t.ex. cirklar, informationsmöten, har formulerats men ännu inte färdigställts.

Beslutades:

att OB och GH får fortsatt uppdrag sammanställa det material som Simon Larsson behöver för att han ska kunna utarbeta ett kostnadsförslag som kan föreläggas styrelsen för beslut.

9.      Nästa möte den 22 augusti 2008 kl. 10.00

 

10.  Ordföranden förklarade mötet avslutat.

  

Kurt Lundström                                                                                                                        Lars Hallgren

sekreterare                                                                                                                              ordförande